U poslovnoj strategiji svake kompanije treba da bude isplaniran bar jedan korporativni dogadjaj u toku godine. Kako bi se izdvojio po kvalitetu neophodno je uložiti veliki trud, vreme i novac u organizaciju korporativnog dogadjaja. Ovo nikako ne treba da budu razlozi da korporacije odustaju od dogadjaja koji im donose velike benefite. Ukoliko su otvoreni za poslovne izazove i organizacija korporativnog dogadjaja treba da bude samo još jedan poslovni izazov.
Korporativni dogadjaji kao moćni alati umrežavanja u poslovnom svetu
Korporativni dogadjaji su vrlo moćni alati namenjeni jačanju i unapredjenju komunikacije unutar same korporacije ali i uspostavljanje veze sa nekim novim, mogućim potencijalnim poslovnim saradnicima. Od umrežavanja, rasta i razvoja poslovnih kontakata, zavisi rast i razvoj kompanije. Na ovoj činjenici su bazirane strategije poslovanja uspešnih kompanija kojima je organizacija korporativnih dogadjaja put do dobrog umrežavanja. Velike poslovne kompanije imaju svoje timove za planiranje korporativnih dogadjaja, dok manje to poveravaju agencijama.
Ciljevi korporativnog dogadjaja
Postavljanje cilja korporativnog dogadjaja je prvi korak planiranja. Ciljevi korporativnog dogadjaja su polazište svih organizacionih planova zato se postavljaju na početku kako bi bili smernica ka uspešno organizovanom dogadjaju. Ciljevi korporativnih dogadjaja su razmena informacija i upoznavanje učesnika sa najnovijim promenama u poslovanju ili prezentovanje novih proizvoda ili linije proizvoda na zabavan, pozitivan i kreativan način.
Razmena informacija o poslovanju prezentuje se uglavnom na godišnjim sastancima koji se često organizuju u okviru poslovnih prostorija i ne zahtevaju neku ozbiljniju prezentaciju. Prezentovanje poslovanja i linije proizvoda na zabavan i kreativan način je ozbiljan cilj. Kako bi se on pretvorio u delo potrebno je pronaći jedinstveno mesto i pažljivo isplanirati aktivnosti kako bi učesnici korporativnog dogadjaja uživali u njima.
Mesto održavanja korporativnog dogadjaja
Lokacija je ta koja diktira ambijent i atmosferu na ovakvim dogadjajima. Zato je izbor lokacije jedna od najvažnijih i prvih odluka kada je u pitanju organizacija korporativnih dogadjaja. Ako je prva u redu odluka, ne znači da treba insistirati na njoj. Kada se odredi cilj, lako se definiše prostor. Korporativni dogadjaji mogu se organizovati na bilo kojoj lokaciji, uzimajući u obzir salon ili konferencijsku salu u nekom hotelu, do toga da mogu da se organizuju i na otvorenom, na nekom istorijskom lokalitetu.
U hotelima je ambijent uglavnom moderan i luksuzan namenjen za formalne korporativne dogadjaje. Dogadjaji organizovani na otvorenom prostoru deluju neformalno i opušteno, medjutim, uz dobru organizaciju i odgovarajuće okruženje ti dogadjaji mogu biti i te kako profesionalni i poslovni. Tematski restorani i klubovi su često birana lokacija za korporativne dogadjaje. Oni su neka sredina izmedju ovih krajnosti, ušuškanih hotelskih salona i sala na jednoj strani i neograničenog otvorenog prostora na drugoj.
Zašto su restorani i event centri dobra lokacija?
U izboru lokacije tim za organizaciju vodi se ciljem dogadjaja i praktičnim rešenjima koja će olakšati organizaciju korporativnog dogadjaja. Najčešći izbor su tematski restorani i event centri zato što su prilagodjeni i potpuno opremljeni za takvu vrstu dogadjaja. U njima je daleko lakše organizovati i sprovesti dogadjaj no u prostoru koji treba da se uredjuje, oprema i prilagodjava dogadjaju.
Restorani i event centri su opremljeni stolicama i stolovima, escajgom, nude uslugu keteringa, imaju poslugu koja će služiti zvanice i dodatnu opremu poput video-bima, reflektora, podijuma i odgovarajućeg ozvučenja. Toliko je restorana u ponudi da se lako nadje onaj koji odgovara poslovnom cilju kompanije. Problem je jedino što se kod njih teško dolazi do termina za organizovanje dogadjaja vikendom ili uslovljavaju da sva dešavanja mora da se smeste u vremenski okvir koji iz restorana odrede. Preko nedelje uglavnom ne postoje takva ograničenja, pa je radni dan za organizovanje korporativnog dogadjaja opcija o kojoj vredi razmisliti.
Kvalitet usluge i organizacije u event centrima
Danas organizacija korporativnih dogadjaja uključuje različite usluge kojima treba da se proširi, osavremeni i upotpuni program dogadjaja. Zvanice na dogadjaj dolaze sa odredjenim očekivanjem i zahtevima. Ukoliko kvalitet organizacije i realizacije dogadjaja odgovara njihovim očekivanjima oni će biti najbolja reklama, širiće pozitivnu sliku o dogadjaju u poslovnom svetu. Taj visok nivo usluge se danas izdvaja i očekuje u event centrima.
Njihove sale se lako transformišu u konferencijske ili izložbene. Imaju prateću opremu i osoblje koje može da isprati realizaciju korporativnog dogadjaja bez obzira da li je reč o promociji, konferenciji, izložbi. Precizno i kvalitetno izvršavanja usluga svrstava ih u pouzdane partnere. Dugogodišnje iskustvo garantuje fleksibilnost i brzo prilagodjavanje zahtevima zvanica, koje često znaju da budu nestrpljive, očekuju kvalitetnu i brzu uslugu. Kao po nekom pravilu posetioci dogadjaja snažnije percipiraju ono što je u ponudi dogadjaja konkretno i opipljivo pa na to treba obratiti pažnju.
Najvažnije im je da prostor u kome se održava dogadjaj bude komforan, pregledan, čist, bezbedan i da imaju raspoloživ parking prostor. Na drugom mestu je profesionalna usluga i kao treća sam program manifestacije. Dobro organizovan event centar bez poteškoća pokriva prva dva segmenta, zato su prava preporuka za mesto korporativnih dogadjaja.